Beispiel: Zusammenarbeit zwischen CMS-Newsletter und BulkMailer

Die Verwaltung der Abonnenten Ihres Newsletters sowie den eigentlichen Prozeß der Versendung der "Massenmails" werden jedoch nicht im CMS unterstützt. Für diese ergänzenden Aufgaben existiert spezialisierte Software. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Empfehlungen der ZEDAT zum Versand von Massenmails.

Im Folgenden wird das Zusammenspiel des CMS -- zwecks inhaltlicher Redaktion eines Newsletters -- in Verbindung mit einer solchen, ergänzenden Software -- zwecks Abonnenten-Verwaltung und Mailversand -- illustriert. In einem kurzen Screencast-Video (2 min.) können Sie zudem die entsprechenden, einzelnen Bedienungsschritte verfolgen und nachvollziehen.

BulkMailer: Neuen, leeren Newsletter erstellen

Das lokal auf Ihrem PC zu installierende -- und hier exemplarisch vorgeführte -- Softwareprodukt BulkMailer bietet sowohl eine Abonnenten-Verwaltung, eine Funktion zum Versenden der Mails als auch eine Funktion zum sog. Bounce-Management. Das Bounce-Management ist zuständig für die Verarbeitung von Rückläufen, wenn z.B. ein Abonnent nicht mehr unter der bei Ihnen registrierten Mail-Adresse erreichbar ist.

Den BulkMailer haben wir im Zusammenhang mit der Newsletter-Funktion des CMS erfolgreich getestet. Aber auch andere Produkte werden mit der Newsletter-Funktion des CMS und mit den zur Verfügung gestellten Schnittstellen selbstverständlich gut kooperieren können. Sprechen Sie uns bitte an, wenn Sie Fragen zum Einsatz alternativer Produkte haben.

Die folgenden Ausführungen gehen davon aus, dass Sie sich mit den grundlegenden Funktionen des BulkMailer bereits vertraut gemacht haben (weitere Hinweise dazu gibt die Online-Hilfe dieses Produkts) und dass Sie die redaktionellen Arbeiten im CMS zum Erstellen der Inhalte der einzelnen News bereits abgeschlossen haben. Nach dem Start des BulkMailer (hier in der Version 6.1.0) erstellen Sie einen neuen, leeren Newsletter (Menü EMail | Neue Email (HTML)).

CMS: Generieren des Newsletters (HTML, Exportdatei)

Anschließend wechseln Sie zu Ihrem Browser, melden sich ggf. am Redaktionssystem des CMS an und markieren im Content-Navigator den betreffenden Sammelordner des Newsletters. Aktivieren Sie dann -- sofern noch nicht geschehen -- die (interne) Vorschau (über denToolbar oder über die Menüauswahl Ansicht | Vorschau). Beachten Sie hier bitte, dass die Separate Vorschau (über Ansicht | Separate Vorschau) nicht die erforderlichen Bedienelemente erzeugt, mit Hilfe derer Sie dann den im CMS "eingesammelten" Newsletter (jeweils in den Formaten HTML und/oder TEXT) generieren können. Wenn Sie einen Newsletter im HTML-Format oder Multipart-Format (HTML und TEXT kombiniert) erstellen wollen, klicken Sie bitte -- wie im folgenden Bild zu sehen -- auf den "Link zum Generieren des HTML-Newsletters".

Das CMS generiert nun eine aktuelle Version des Newsletters im Format HTML, gestalterisch und technisch speziell für den Mail-Versand aufbereitet.

Es gibt nun zwei Varianten, die auf diese Weise generierte HTML-Version in das Programm BulkMailer zu transferieren. Wir empfehlen die folgende, erste Variante. Speichern Sie bitte im Browser die HTML-Version des Newsletters als Datei und unter einem beliebigen Namen: Im Firefox gelingt das über die Menüfunktion Datei | Seite speichern unter... oder über die Tastenkombination Strg&S (siehe folgendes Bild).

BulkMailer: Import des aus dem CMS exportierten Newsletters (HTML), Laden aus einer Datei (Variante 1, empfohlen)

Im BulkMailer wählen Sie bitte die Menüfunktion Email | Webseite aus Datei laden... (siehe obiges Bild). Geben Sie dabei den eben beim Speichern der HTML-Seite gewählten Pfad und Namen an. Der BulkMailer lädt daraufhin den Inhalt der von Ihnen angegebenen Datei als neuen Inhalt Ihres Newsletters.

BulkMailer: Import des aus dem CMS exportierten Newsletters (HTML), Laden von einer URL (Variante 2)

Im Unterschied zur o.g. Variante 1 speichern Sie bei der Variante 2 den durch das CMS generierten HTML-Inhalt des Newsletters nicht als Datei, sondern übernehmen den Inhalt direkt über das Internet. Kopieren Sie dazu die im Browser angezeigte URL.

BulkMailer: Import des aus dem CMS exportierten Newsletters (HTML)

Im BulkMailer können Sie nun die aktuelle Version des Newsletters im Format HTML über das Internet laden. Aktivieren Sie dazu im BulkMailer die entsprechende Funktion über die Menüauswahl Email | Webseite aus URL laden...

Es wird Ihnen dann ein kleines Fenster präsentiert, in das Sie die eben kopierte URL aus dem CMS (aus der Zwischenablage) einfügen können, z.B. mit Hilfe der Tastenkombination Strg&V.

Der BulkMailer lädt daraufhin den Inhalt der von Ihnen angegebenen Webseite als neuen Inhalt Ihres Newsletters. Beachten Sie dabei bitte, dass dies nur dann funktioniert, wenn Sie im CMS noch angemeldet sind. Anderenfalls erhalten Sie keinen Zugriff auf die URL, die lediglich für Ihre aktuelle Sitzung im CMS gültig ist.

Achtung: Der BulkMailer trägt beim Laden des Inhalts der von Ihnen angegebenen Webseite automatisch eine sog. Basis-Adresse in den HTML-Code ein. Diese Adresse bzw. die entsprechende Zeile ist unbedingt zu löschen. Dies kann in der aktuellen Version des BulkMailer leider nur manuell geschehen. Dazu aktivieren Sie im BulkMailer bitte die "Quelltext-Ansicht", wie in der folgenden Abbildung dargestellt:

Anschließend löschen Sie bitte manuell die Zeile, die mit der Zeichenkette "<BASE..." beginnt. Diese Zeile befindet sich relativ weit oben in dem HTML-Quelltext.

CMS: Generieren des Newsletters (TEXT, Exportdatei)

Wenn Sie jetzt noch die TEXT-Version des Newsletters in den BulkMailer importieren wollen, gehen Sie ähnlich zum Import der HTML-Version vor (siehe oben). Klicken Sie dazu in der Vorschauansicht auf den "Link zum Generieren des Text-Newsletters". Dadurch erhalten Sie eine TEXT-Version, durch eine automatische Konvertierung der aktuellen HTML-Version. Im HTML-Inhalt gesetzte Links werden dabei dem finalen Text als URL hinzugefügt.

BulkMailer: Import des aus dem CMS exportierten Newsletters (TEXT)

Anders als beim Import der HTML-Version eines Newsletters per Download (siehe oben, "Webseite aus URL laden...") bietet der BulkMailer keinen direkten Import per Download für die TEXT-Version an. Aus diesem Grund markieren Sie einfach in Ihrem Browser den gewünschten Text und kopieren ihn in die Zwischenablage (meist über die Menüauswahl Bearbeiten | Kopieren in Ihrem Browser oder durch ein entsprechendes Tastatur-Kürzel wie Strg&C unter Windows).

Im BulkMailer gelangen Sie über die Menüauswahl Email | Format Text an die richtige Stelle zum Einfügen des gerade aus dem CMS kopierten Textes aus der Zwischenablage. Falls Sie schon eine HTML-Version im BulkMailer eingefügt hatten, konvertiert der BulkMailer diese HTML-Version nun automatisch in eine TEXT-Version. Durch diese Konvertierung gehen naturgemäß viele Formatierungen verloren. Sofern Ihnen dennoch diese TEXT-Version in ihrer Formatierung gefällt, sind an dieser Stelle keine weiteren Schritte zur inhaltlichen Pflege des Newsletters erforderlich.

Sofern Ihnen hingegen die automatisch vom BulkMailer erstellte TEXT-Version in ihrer Formatierung nicht gefällt, können Sie nun auch die durch das CMS automatisch erstellte TEXT-Version in das entsprechende Feld des BulkMailer aus der Zwischenablage (per Tastaturkürzel Strg&V bzw. durch die Menüauswahl Bearbeiten | Einfügen) einfügen.

Bei der automatischen Konvertierung von HTML nach TEXT im CMS werden bestimmte Ersatzdarstellungen zur Textformatierung gewählt. So gibt es Absatz-Abstände, Einrückungen und auch Hervorhebungen von Überschriften. Formatierungen wie fett, unterstrichen oder kursiv gehen naturgemäß verloren, da das TEXT-Format solche Formatierungen nicht kennt.

BulkMailer: Letzte Kosmetik am Inhalt des Newsletters

Nach dem Einfügen der HTML- und/oder der TEXT-Versionen aus dem CMS können Sie nun noch manuelle Anpassungen zur Formatierung der Inhalte vornehmen oder auch Textstellen ergänzen. Beachten Sie aber bitte, dass durch das "Überschreiben" der automatisch generierten TEXT-Version des BulkMailer die beiden Versionen (HTML und TEXT) "entkoppelt" sind. Wenn Sie also nachträglich im BulkMailer Anpassungen an der HTML-Version vornehmen, wird die TEXT-Version nicht mehr automatisch dazu angepasst (et vice versa).

BulkMailer: Testversendung, Qualitätskontrolle

Wir empfehlen dringend, vor dem eigentlichen Massenversand Ihres Newsletters eine Testversendung -- am besten an sich selbst -- vorzunehmen, insbesondere wenn Ihr Newsletter einen HTML-Anteil enthält (also HTML-only oder Multipart). Auf diese Weise können Sie leicht überprüfen, ob alles -- Inhalt, Formatierungen, Links -- zu Ihrer Zufriedenheit gestaltet ist und "funktioniert". Sie erhalten zwar im BulkMailer eine Vorschauansicht, bei Bedarf für jeden einzelnen Adressaten, abhängig von dessen ggf. in der Adress-Datenbank eingetragenen Format-Präferenz. Diese Vorschauansicht hält sich jedoch weitgehend an die Microsoft-Konventionen der Darstellung von HTML-Mails. Falls Ihr Mailprogramm, mit dem Sie die Testmail empfangen, wahlweise HTML oder TEXT anzeigt, können Sie auf diese Weise beide Formate überprüfen. Ein solches Mailprogramm ist z.B. Mozilla Thunderbird, das es für Windows, Mac OS und Linux frei erhältlich gibt. Microsoft Office Outlook hingegen zeigt immer die HTML-Version einer Mail an, sofern diese in der Mail enthalten ist. In diesem Fall empfehlen wir den getrennten Testversand von einer TEXT-Mail und einer HTML- oder auch Multipart-Mail. Letztlich hängt der Aufwand für die Qualitätssicherung, den Sie zu leisten bereit sein, von dem jeweiligen Szenario ab (Mengengerüst, Adressatenkreis, Anlaß etc.).

Und zur Vollständigkeit: Alle von Ihnen im BulkMailer vorgenomenen Text- und Formatanpassungen bleiben dem CMS natürlich gänzlich "verborgen", die Schnittstelle zwischen CMS und BulkMailer ist sozusagen eine Einbahnstraße. Aus diesem Grund sollten die Texte im CMS inhaltlich fertig redigiert sein, wenn Sie mit der finalen Versendung des Newsletters beginnen wollen.

Und schließlich noch ein Hinweis zur technischen Konfiguration des BulkMailer, der spätestens bei der finalen Versendung Ihres Newsletters relevant werden könnte: Ein Relikt aus früheren Zeiten des Internet ist das Problem der Verarbeitung von internationalen Zeichensätzen, etwa im Rahmen der korrekten Darstellung von Umlauten. Sie haben vielleicht auch schon Mails erhalten, die "merkwürdige" Zeichen enthielten (z.B. "m|_te" statt "müßte"). In diesen Fällen wurden inkompatible, sog. Zeichensatztabellen von Sender und Empfänger der Mails verwendet.

Das CMS generiert seine Inhalte grundsätzlich mit einer Zeichsatztabelle gem. UTF-8 (Unicode), einem Zeichensatz, mit dem sich die allermeisten, international auf Computern verwendeten Zeichen darstellen lassen. Dementsprechend sollte auch der BulkMailer zur Verwendung dieses Zeichensatzes konfiguriert werden (im BulkMailer über die Menüauswahl Extras | Optionen | Nachricht), sofern Sie Inhalte aus dem CMS importieren und versenden wollen:

Aktuelle Mailprogramme sollten gem. UTF-8 codierte Mails problemlos darstellen können. Sprechen Sie uns bitte an, wenn Sie diesbezüglich Probleme festgestellt haben.