CSV-Datei importieren und konvertieren
Mit dem Assistenten CSV-Datei importieren und konvertieren... können strukturierte Daten wie Mitarbeiter- und Publikationslisten einfach ins CMS überführt werden. Da diese Daten meist sowieso in ähnlicher, also tabellarischer Form vorliegen, ergibt dies eine Zeitersparnis gegenüber dem manuellen Erfassen der Objekte. Die Daten müssen hierfür als tabstoppgetrennte Textdatei vorliegen. Diese können Sie z.B. mit den Office-Programmen Excel oder Access erzeugen.
Die zu importierenden Textdateien sollten in folgender Form vorliegen:
Die erste Zeile muss die entsprechenden Feldnamen enthalten. Für jede Zeile wird dabei ein eigenes Objekt erzeugt, jede Spalte enthält den Wert eines Feldes.
name |
title |
fuVorname |
fuName |
fuTelefon |
fuEmail |
... |
|---|---|---|---|---|---|---|
hans |
Hans Mustermann |
Hans |
Mustermann |
838-12345 |
hans@... |
|
monika |
Monika Musterfrau |
Monika |
Musterfrau |
838-12321 |
monika@... |
|
... |
|
|
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|
|
|
Die entsprechenden Feldnamen (z.B. name, title, fuTitel, fuVorname, fuName, ... für Mitarbeiter-Ordner) finden Sie in den Feld- und Vorlagen-Beschreibungen der Technischen Dokumentation des Systems (verfügbar im Rechnernetz der Freien Universität Berlin).
Häufig verwandte Vorlagen für Textdateien haben wir Ihnen hier zur Verfügung gestellt:
Um Daten in das Content Management System der Freien Universität importieren zu können, müssen sie als Tabstopp-getrennte Textdatei gespeichert werden. Ziehen Sie zur Verwendung von MS-Access gegebenenfalls weitere Literatur oder die Online-Hilfe zu Rate.
Daten als Textdatei exportieren
Um eine Datei aus Access so zu exportieren, dass sie ins CMS importiert werden kann gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu exportierende Tabelle und wählen Sie Exportieren
- Wählen Sie im erscheinenden Dialog den Dateityp Textdateien (*.txt, *.csv, *.tab, *.asc) aus und geben Sie einen Dateinamen ein
- Klicken Sie auf Exportieren
- Wählen Sie im nächsten Dialog Mit Trennzeichen ... und klicken Sie Weiter
- Wählen Sie als Trennzeichen Tab aus und die Optionen Feldnamen in erste Zeile einbeziehen und Textbegrenzungen {kein}. Klicken Sie Weitere... unten links
- Wählen Sie als Codepage Lateinisch 9 (ISO) und wählen Sie OK und Weiter
- Klicken Sie im nächsten Dialog auf Fertigstellen
Speichern Sie eine Datei über die Menüfunktion Datei|Speichern unter... als Text (Tabstopp-getrennt) (*.txt).
Bitte beachten Sie, dass es beim Export aus Excel auch zu Problemen mit Sonderzeichen kommen kann. Bearbeiten und exportieren Sie gegebenenfalls Ihre Daten mit MS Access.
Die Vorlage für die zu erzeugenden Objekte kann im Assistenten ausgewählt werden. Daraufhin wird überprüft ob die Struktur der Textdatei mit der gewählten Vorlage übereinstimmt und ob alle in der Textdatei angegebenen Feldwerte korrekt gesetzt werden können. Erst dann werden die Objekte angelegt.
Hinweis: Die Funktion steht nicht allen Benutzern standardmäßig zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich bei Interesse an das CMS-Serviceteam.
Import einer strukturierten Textdatei
Zum Import gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie im Menü Datei | CSV-Datei importieren und konvertieren.
- Wählen Sie die zu importierende Datei und klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus (zum Beispiel: Mitarbeiterordner).
- Überprüfen sie die Daten und klicken Sie auf Weiter.
Eine Behandlung möglicher Fehlerquellen finden Sie hier.
