Anlegen und Pflegen eines Newsletters

Mit dem CMS können Sie nun auch elektronische Newsletter erstellen. Dazu bietet das CMS eine Schnittstelle zu Newsletterversendeprogrammen (sog. BulkMailer-Software) an, über die automatisch E-Mail-geeignete HTML- und Textdokumente aus den im CMS gepflegten Inhalten erstellt und verschickt werden können. Die Versendung von sog. Multipart-Mails ist auf diese Weise bequem möglich. Bei Fragen zur Einrichtung und Verwendung dieser Vorlage wenden Sie sich bitte an das CMS-Team.

Einen guten Blick über die Merkmale der Newsletter-Funktion im CMS erhalten Sie hier. Ein Beispiel für die Kooperation zwischen CMS (zur Redaktion der Inhalte und Aufbereitung eines Newsletters) und einem Newsletterversendeprogramm (zur Abonnenten-Verwaltung und Massenversendung eines Newsletters) finden Sie hier.

Anlegen eines Newsletters

Das CMS-Team richtet auf Ihrer Seite einen Sammelordner für Ihre Newsletter ein und aktualisiert ggf. die Layouts (Templates). In dem Sammelordner können Sie selbst beliebige Ausgaben eines Newsletters erstellen, z.B. chronologisch sortiert.

Neue Ausgabe eines Newsletters erstellen

  1. In einem Newslettersammelordner wählen Sie Datei | Neuer Ordner oder das Symbol in der Symbolleiste
  2. Geben Sie einen Dateinamen ein, wählen Sie als Vorlage Newsletter-Ordner aus und klicken Sie auf OK.
  3. Geben Sie einen Titel für die Newsletterausgabe (z.B. das Datum, möglichst alphanumerisch korrekt sortierbar: "2008-11-12") ein und klicken Sie auf OK.
  4. In den Anzeigeoptionen dieser Datei können Sie über das Feld Inhaltsverzeichnis anzeigen einstellen ob über den Elementen des Newsletters ein Inhaltsverzeichnis angezeigt werden soll, das in der HTML-Version verlinkt ist. Über das Feld Überschrift für Inhaltsverzeichnis können Sie eine Überschrift festlegen.

Kategorien anlegen

Newsletter enthalten eine Kategorisierungsebene. Als Nächstes müssen Sie daher in der Newsletterausgabe Kategorien erstellen:

  1. In einem Newsletter-Ordner wählen Sie Datei | Neuer Ordner oder das Symbol   in der Symbolleiste
  2. Geben Sie einen Dateinamen ein, wählen Sie als Vorlage Newsletter-Unterordner aus und klicken Sie auf OK.
  3. Geben Sie einen Titel für die Kategorie ein und klicken Sie auf OK.

Newsdokumente anlegen

In einer Kategorie können Sie nun Newsdokumente anlegen, wie Sie sie von der Behandlung von News-Ordnern kennen.

Tipp: Sie können auch New-Dokumente aus anderen Bereichen Ihres Web-Auftrittes in den Newsletterordner problemlos kopieren.

 

In diesem Stadium können Sie den Newsletter bereits in der Onlinevorschau betrachten. Um ihn als E-Mail zu versenden, müssen im nächsten Schritt entsprechende Exportdateien erstellt werden, die dann in das von Ihnen verwendete Versendeprogramm zu importieren sind.

Exportdateien erstellen

Der Newsletter kann in zwei Formate exportiert werden, als E-Mail-geeignetes HTML-Dokument und als Textdokument. Es empfiehlt sich, in einem Newsletter beide Versionen gemeinsam zu verschicken (als sog. Multipart-Mails), da manche Nutzer über ihr E-Mailprogramm keine HTML-Dokumente darstellen können oder möchten.

HTML-Exportdatei erstellen

Sie können den Newsletter automatisch als HTML-Dokument, das per E-Mail versendet werden kann, generieren lassen. In diesem Dokument wurden alle Links so aufgelöst, dass sie auch funktionieren, wenn das Dokument als E-Mail versendet wird.

  1. Markieren Sie im Redaktionssystem einen Newsletterordner (eine Ausgabe des Newsletters).
  2. Legen Sie über Datei | Neues Dokument eine Datei der Vorlage Newsletter E-Mail-Version (HTML) an. Dateiname und Titel sind beliebig.
  3. In dieser Datei können Sie über die Felder Header eines Newsletter (HTML) einen Header und über Footer eines Newsletter (HTML) einen Footer für diese Ausgabe des Newsletters eingeben. Als Header können Sie zum Beispiel ein Bild mit Ihrem Logo einbinden, im Footer können Copyrightinformationen eingetragen werden. Beachten Sie, dass diese Felder nur in der E-Mailversion des Newsletters mit HTML erscheinen.

Text-Exportdatei erstellen

Analog zum Export als HTML-Mail funktioniert der Export als Text.

  1. Markieren Sie im Redaktionssystem einen Newsletterordner (eine Ausgabe des Newsletters)
  2. Erstellen Sie über Datei | Neues Dokument in einem Newsletterordner eine Datei der Vorlage Newsletter E-Mailversion (TEXT). Dateiname und Titel sind dabei frei wählbar.
  3. In dieser Datei können Sie über die Felder Header eines Newsletter (Textversion) einen Header und über Footer eines Newsletter (Textversion) einen Footer für diese Ausgabe des Newsletters eingeben. Sie können formatgemäß nur Textzeichen (also eben kein formatierbares HTML) verwenden. Die Einträge in diesen Felder erscheinen nur in der E-Mailversion des Newsletters im Textformat.

Export des Newsletters

Über die Exportdateien kann nun eine E-Mailfähige Version des Newsletters erstellt werden. In der Vorschauansicht mit Bearbeitungselementen werden Ihnen Links angezeigt, über die Sie die exportierten Newsletter in ein entsprechendes Mailprogramm importieren können.

  1. Markieren Sie den Newsletterordner (eine Ausgabe des Newsletters) im Redaktionssystem.
  2. Wählen Sie die Vorschauansicht
  3. Wenn die Bearbeitungselemente aktiviert sind (Menü Ansicht | Darstellung festlegen... | Bearbeitungselemente anzeigen), sehen Sie nun einen grauen Kasten mit Links zu den exportierten Objekten (als Web-Seiten in den Formaten HTML und TEXT) befinden. Beim Klicken auf diese Links können Sie die Dateien in Ihrem Web-Browser betrachten. Die Inhalte der Seiten können dann einfach (z. B. per Copy & Paste) in das von Ihnen verwendete Versendeprogramm kopiert werden. Viele Versendeprogramme bieten hier auch bequeme Schnittstellen an, indem eine Web-Adresse (URL) mit dem HTML-Inhalt zum Import angegeben werden kann. Die durch das CMS generierte Web-Adresse kann dafür verwendet werden, solange Sie im CMS-Redaktionssystem angemeldet sind.
  4. Es sehr zu empfehlen, vor der Versendung des kompletten Newsletters eine Testmail (z. B. an sich selbst) zu verschicken, um auf diese Weise zum Schluß Inhalte und insbesondere noch einmal die Links auf Korrektheit zu überprüfen. Achten Sie bitte dabei darauf, dass alle von Ihnen verlinkten Inhalte zum Zeitpunkt der Versendung des Newsletters (genauer: zum Zeitpunkt des Empfangs durch die Adressaten) auch zur Verfügung stehen. Anderenfalls werden Ihre Abonnenten mit sog. Broken Links zu kämpfen haben.

Zu beachten

Die Layouts (Templates) und die gestalterischen Konfigurationen, die für die automatische Generierung der HTML-Version eines Newsletters gewählt wurden, erreichen eine hohe Kompatibilität mit verbreiteten Mailprogrammem. Ähnlich zur Problematik der Browser-Kompatibilität stellen auch Mailprogramme eingegangene HTML-Mails oft unterschiedlich dar. Verbreitete PC-gestützte Mailprogramme wie Microsoft Office Outlook (2003 und 2008) und Mozilla Thunderbird sowie Web-gestützte Mailprogramme wie GMX-Mail wurden erfolgreich mit den aktuellen Konfigurationen getestet.

Achtung! wenn Sie in einem Newsletterdokument einen internen Link setzen, müssen Sie darauf achten, dass diese Seite unter der selben Domain wie der Newsletter (www.fu-berlin.de) im Netz zu finden ist und auch freigegeben ist.

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