Häufig gestellte Fragen

In diesem Teil unserer Online-Dokumentation geben wir Ihnen Hilfestellungen zu immer wiederkehrenden Fragen. Sollten Sie keine oder keine ausreichende Antwort erhalten haben, so kontaktieren Sie bitte unseren Support.

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Die Freischaltung Ihres Accounts im CMS-Redaktionssystem erfolgt auf Grund Ihres Benutzungsantrags für das zentrale Content Management System der Freien Universität.

Füllen Sie bitte die Felder "Name", "Vorname", "Dienststelle" (Ihre Einrichtung), "Diensttelefon" (für evtl. Rückfragen) und "Dienstanschrift" aus.

Im Feld "Benutzername des FU-Accounts" tragen Sie bitte den Benutzername Ihres persönlichen FU-Accounts ein, den Sie für das Einloggen in die zentralen IT-Systeme der Freien Universität nutzen (ZEDAT-Portal, Blackboard, Campus Management, Universitätsbibliothek, VPN, W-Lan auf dem Campus, Telefonanlage usw.). Den FU-Account erhalten Sie bei der ZEDAT. Informationen zur Einrichtung eines FU-Accounts finden Sie unter http://www.zedat.fu-berlin.de/Antragsformulare.

Für die Nutzung des CMS ist in aller Regel ein persönlicher FU-Account erforderlich. Nur in begründeten Ausnahmefällen, wenn die Einrichtung eines FU-Accounts nicht möglich ist, erfolgt die Registrierung unter Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse außerhalb des Namenraums der Freien Universität, die dann als Ihr Benutzername im CMS dient.

Den ausgefüllten und unterschriebenen Benutzungsantrag lassen Sie bitte vom Keyuser / von der Keyuserin Ihrer Einrichtung bzw. Ihres Fachbereichs bestätigen. Keyuser tragen auch die Webseiten (die sog. Pfade im CMS) ein, für die Redaktionsrechte freigeschaltet werden sollen, und senden die Benutzungsanträge an das CMS-Service-Team.

Die vollständig ausgefüllten und durch Keyuser/in unterschriebenen Benutzungsanträge bitten wir, per Hauspost an

Freie Universität Berlin
CeDiS (CMS)
Ihnestr. 24
14195 Berlin

oder als Scan des unterschriebenen Dokuments per E-Mail an cms@cedis.fu-berlin.de zu senden. Per Fax gesendete Benutzungsanträge können leider nicht bearbeitet werden.

Für die Freischaltung weiterer CMS-Pfade muss kein Benutzungsantrag erneut gestellt werden. Eine formlose Erlaubnis des Keyusers / der Keyuserin ist jedoch erforderlich.

Keyuser/innen der Fachbereiche und Zentralinstitute:

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Das CeDiS-Support-Team erreichen Sie montags bis freitags von 10:00 bis 17:00 Uhr.

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TinyMCE
TinyMCE

Mit dem Editor TinyMCE können Texte editiert und formatiert werden. Alle Funktionen sind über eine übersichtliche Werkzeugleiste erreichbar.

Der seit 2013 integrierte Editor TinyMCE basiert auf JavaScript und ist dadurch leichtgewichtig, schnell und plattformübergreifend stabil. Er löste den auf JAVA basierenden HTML-Editor ab.

Die wichtigsten Neuerungen

  • Die Darstellung des editierten Text ist nah am Corporate Design, die Schriften sind besser lesbar.
  • Die Bedienung erfolgt über eine übersichtliche Werkzeugleiste.
  • Der Editor unterstützt weitere Zeichensätze in der WYSIWYG-Ansicht (z.B. ostasiatische Sprachen, Arabisch und Hebräisch).
  • Die Schreibrichtung von rechts nach links (z.B. für Arabisch) kann im Editor eingestellt werden. Die Standardeinstellung ist links nach rechts .
  • Formatiertes Einfügen über die Tastenkombination Strg + V ist  möglich (z. B. aus einem Word-Dokument).
  • Mit dem neuer Button kann der Text ohne die Formatierungen des Originaldokuments eingefügt werden.
  • Mit dem Button lässt sich der gesamte Text auswählen.
  • Die Tabellenbearbeitung ist deutlich bequemer, unter Anderem kann die Struktur der Tabelle mit Hilfe von Buttons in der Werkzeugleiste angepasst werden.
  • Weitere Sonderzeichen stehen zur Verfügung.
  • Die HTML-Code-Bereinigung ist optimiert. Nicht unterstützte direkte Formatierungen werden beim Speichern automatisch entfernt.
  • Eine mehrfache Einrückung von Listen-Einträgen ist weiterhin möglich, bei Textblöcken jedoch nur noch eine einfache.
  • Die neue Quelltext-Ansicht wird in einem Dialogfenster geöffnet. 
  • Eine Ausrichtung von Bildern mit Textumfließung ist zwar im Editor möglich, funktioniert jedoch nicht auf den Webseiten.
  • Die Buttons in der Werkzeugleiste sind nur dann anklickbar, wenn eine entsprechende Aktion möglich ist. Z. B. ist der Button "Link einfügen" nur dann anklickbar, wenn ein Text ausgewählt wurde, der verlinkt werden kann.
  • Nicht nur das Einfügen, sondern auch das Entfernen von Hyperlinks ist über die Werkzeugleiste möglich .
  • Die Funktion "Textmarke einfügen" heißt im neuen Editor "Anker einfügen/verändern" .
  • Falls bei neuen Texten keine Formatvorlage ausgewählt wird, wird bei einem Return die Vorlage "Standard" gesetzt.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit dem Editor TinyMCE finden Sie im Online-Handbuch.

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Mit Hilfe der CMS-Vorlagen können Sie Inhalte einpflegen, ohne sich um das Technische kümmern zu müssen. Neben den Vorlagen für Standardseiten stehen viele spezielle Vorlagen zur Auswahl, die sowohl für die zweckmäßige Darstellung der Daten auf einer Webseite (z. B. Mitarbeiterinformation, Kontaktdaten einer Einrichtung, Publikationsdaten, Ankündigungen, Audio, Video und Animationen, Lehrveranstaltungsdaten), als auch für das Generieren von Listen (z. B. Mitarbeiterlisten, Publikationslisten, Terminkalender, Medienlisten, Kurslisten, animierte FAQ-Listen, Newsletter, Bildergalerien, Teaserlisten und Slideshows) eingesetzt werden.

Alle Vorlagen sind im Corporate Design.

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Neue Internetauftritte entstehen meistens in der Struktur der Fachbereichswebsites oder der zentralen Website der Freien Universität.

In manchen Fällen sind jedoch eigenständige Websites im CMS notwendig. Sonderforschungsbereiche, Graduiertenschulen, Forschernetzwerke und -vereine sind ein Beipiel dafür. Auch Websites, die das Corporate Design der Freien Universität nicht haben dürfen, sind im CMS eigenständig.

Um die verscheidenen Möglichkeiten und Anforderungen zu klären, bitten wir Sie, vorab ein Gespräch mit der CeDiS zu führen. Wir stehen hierfür selbstverständlich jederzeit mit unserem Beratungsangebot zur Verfügung. Bitte kontaktieren Sie zunächst unseren Support. Ein zuständiger Mitarbeiter wird sich dann zeitnah mit Ihnen in Verbindung setzen.

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Das Web bietet durchaus unterschiedliche Optionen, um die Erreichbarkeit eines Web-Auftrittes unter einer bestimmten Adresse zu gewährleisten. Die folgenden Ausführungen geben Ihnen Hinweise, welche Optionen Ihnen innerhalb der Freien Universität Berlin (mit oder ohne CMS) zur Verfügung stehen und wie Sie vorgehen müssen, um sich z.B. für einen neuen Web-Auftritt eine Adresse reservieren zu lassen und benutzen zu können.

Erreichbarkeit von Inhalten im Internet (und damit auch im Web) wird über festgelegte Adressierungsschemata realisiert. (Der Fachausdruck für eine Adresse im Internet lautet URL, als Abkürzung für Uniform Resource Locator.) Das für Web-Auftritte gültige Schema lautet vereinfacht:

http://<servername>/[<ordner>]/[<dokument>]

Dieses Schema gilt natürlich auch für die Web-Auftritte der Freien Universität Berlin und letztlich für alle elektronischen Inhalte, die über einen Web-Auftritt veröffentlicht werden. Einige Beispiele:

Diese Beispiele verdeutlichen auch einen wesentlichen Zweck dieses Adressierungsschemas: Ähnlich zur Angabe einer postalischen Adresse (Name/Organisation, Strasse, Hausnummer, PLZ, Stadt, Land) erleichtert es die Strukturierung und ermöglicht eine eindeutige Zuordnung.

Häufig wird bei der Angabe einer solchen Adresse (z.B. auf einer Visitenkarte) der Teil "http://" weggelassen, um die Adresse nicht zu lang und damit in der Darstellung zu sperrig werden zu lassen. Tatsächlich kann man eine solche Adresse auch ohne "http://" in der Adressleiste eines Browsers angeben. Der Browser nimmt diesen führenden Teil als Voreinstellung, vervollständigt damit die angegebene Adresse und versucht dann, eine Verbindung zu dem angegebenen Server aufzunehmen und ggf. anschließend das angegebene Dokument zu laden und darzustellen.

Was ist nun zu tun, um z.B. für einen neuen Web-Auftritt eine Adresse reservieren zu lassen und benutzen zu können?

Angenommen, ein neu entstandener, an der Freien Universität am Fachbereich Physik angesiedelter Sonderforschungsbereich 4711 zur Grundlagenforschung "Quantenmechanik" möchte seine Arbeit und seine Forschungsergebnisse auf einem neuen Web-Auftritt veröffentlichen. Zur Festlegung einer Adresse gibt es nun folgende Alternativen:

1. Alternative: "www.physik.fu-berlin.de/sfb4711"
    oder auch "www.fu-berlin.de/sfb4711"

Im CMS wird -- am besten in Abstimmung mit dem zuständigen Keyuser -- dieser neue SFB an "oberster Stelle" des Web-Auftritts des Fachbereichs Physik angesiedelt. Dafür wird im CMS einfach ein neuer Ordner eingerichtet (/sfb4711 oder auch /sfb-quantenmechanik). Weitere Schritte sind in diesem Fall nicht nötig. Auch das CMS-Serviceteam muss in diesem Fall zur Adressfestlegung nicht aktiv werden.

Sollte die "wahre" Lokation des SFB 4711 im Redaktionsbereich der Physik im CMS "tiefer" liegen (also z.B. /forschung/sfb/sfb4711), so würde das CMS-Serviceteam eine sog. Umleitung schalten, damit dennoch eine kurze Adresse genutzt werden kann. Hier sehen Sie ein entsprechendes Beispiel: http://www.fu-berlin.de/langenacht. Beachten Sie dabei bitte die Adresszeile Ihres Browsers, nachdem die Seite geladen wurde.

Dies gilt analog für eine Adresse "www.fu-berlin.de/sfb4711".

2. Alternative: "www.sfb4711.fu-berlin.de"

Wenn der SFB (zusätzlich) unter einer "eigenen" Adresse erreichbar sein will, kann auch eine sog. Sub-Domain innerhalb des FU-Namensraumes eingerichtet werden.

Die Einrichtung einer Sub-Domain erfordert eine organisatorische Abstimmung des Namens der Sub-Domain mit PK-Web, der Zentralen Online-Redaktion und der ZEDAT. Eine der Aufgaben von PKI-Web besteht in der Formulierung und Koordination von Verfahrensregeln zur Außendarstellung im Internet. Dazu gehört auch die Festlegung und Vergabe von Web-Adressen (siehe dazu auch die Grundregeln zum Einsatz von Online-Diensten, 3.3(3) und 4.2(2)). Durch diese zentrale Koordination der Namensvergabe werden z.B. Abgrenzungsprobleme der Namensfindung vermieden.

Mit dem neuen, mit PKI-Web abgestimmten Namen wendet sich dann der oder die für den SFB 4711 zuständige IT-Beauftragte an die ZEDAT, genauer an hostmaster@fu-berlin.de mit einem entsprechenden Auftrag zur Registrierung des neuen Namens, damit dieser "in der Welt" bekannt wird.

Nach einer positiven Rückmeldung über die Einrichtung der neuen Sub-Domain durch die ZEDAT informieren Sie bitte das CMS-Serviceteam, damit auch im CMS die nötigen Konfigurationen vorgenommen werden können.

3. Alternative: "www.sfb4711.de" oder auch "www.sfb4711.org"

Wenn der SFB (zusätzlich) unter einer "eigenen", externen Adresse erreichbar sein will, kann auch eine Sub-Domain außerhalb des FU-Namensraumes eingerichtet werden.

Erforderlich ist jedoch auch in diesem Fall eine Abstimmung des Namens der Sub-Domain mit PK-Web, der Zentralen Online-Redaktion und der ZEDAT.

Mit dem neuen, mit PKI-Web abgestimmten Namen wendet sich dann der oder die für den SFB 4711 zuständige IT-Beauftragte an die ZEDAT, genauer an hostmaster@fu-berlin.de mit einem entsprechenden Auftrag zur Registrierung des neuen Namens, damit dieser "in der Welt" bekannt wird. Beachten Sie bitte: Für die Registrierung von Sub-Domain-Namen außerhalb des FU-Namensraumes berechnet die ZEDAT eine Gebühr.

In der Vergangenheit ist es leider nicht selten zu technischen und organisatorischen Problemen gekommen, wenn eine Sub-Domain über einen externen DIenstleister registriert wurde. Aus diesem Grund wurde vereinbart, dass im zentralen CMS grundsätzlich nur solche Sub-Domains gehostet und publiziert werden, deren Namen auch über die ZEDAT registriert wurden.

Nach einer positiven Rückmeldung über die Einrichtung der neuen Sub-Domain durch die ZEDAT informieren Sie bitte das CeDiS Support-Team, damit auch im CMS die nötigen Konfigurationen vorgenommen werden können.

 


 

Tatsächlich gibt es noch einige zusätzliche Kombinationen der Namensfindung zwischen den o. g. Alternativen. Eine weitere Erläuterung würde aber hier den Rahmen sprengen und die Übersichtlichkeit eher mindern. Sprechen Sie uns bitte an, wenn Sie weitere Fragen dazu haben.

Noch ein Hinweis zur Schreibweise der Adresse und zu darin erlaubten Zeichen: Insbesondere für die Notation des Servernamens in...

"http://<servername>/[<ordner>]/[<dokument>]"

...gelten international einheitliche Regelungen, die ihren Ursprung in der US-amerikanischen Provenienz des Internet haben. Mittlerweile gibt es auch Bestrebungen, die Regeln für erlaubte Zeichen z.B. auch auf Umlaute zu erweitern. Die ZEDAT kann Sie auf Anfrage über den aktuellen Stand der Möglichkeiten bei der Benennung von Sub-Domains informieren. Für die Benennung von "ordner" und "dokument" gibt es grundsätzlich ein wenig mehr Freiheiten, auch im CMS. Lesen Sie dazu die entsprechende FAQ Konventionen für die Vergabe von Namen für Ordner und Dokumente.

Name der gewünschten Sub-Domain bereits vergeben? Über bereits vergebene Namen von Sub-Domains innerhalb des FU-Namensraumes informiert Sie gerne die ZEDAT. Über bereits vergebene Namen von Sub-Domains außerhalb des FU-Namensraumes (aber innerhalb der sog. Top-Level-Domain ".de") informiert z.B. DENIC.

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Bildmaterial muss möglichst wie folgt ins CMS eingestellt werden:

  1. Bild (.png, .jpg, .jpeg, .gif) mit dem Assistenten "Datei importieren" ("Datei" > "Datei importieren...") ins CMS importieren.
  2. Das importierte Bild im Feld "Bilder" des gewünschten Ordners/Dokuments verlinken.
    Im Feld "Bildgröße" kann die gewünschte Größe des Miniaturbildes und im Feld "Bildausrichtung" die Position des Miniaturbildes im Inhaltsbereich ausgewählt werden.

Die Methode ermöglicht es, auf einer Webseite ein links- oder rechtsbündig von Text umflossenes Bild einzubinden. Der Bildtitel und die Quelle werden als Bildunterschrift angezeigt. Nach einem Klick auf das Miniaturbild erscheint, falls das Miniaturbild kleiner als Originalbild ist, ein größeres Vorschaubild in einer Lightbox.

Wenn Sie mehrere Bilder verlinken, werden sie links- oder rechtsbündig untereinander angezeigt.

Die Funktion wird in den meisten Vorlagen unterstützt.

Möchten sie nachträglich bereits importierte Bilder in der Größe anpassen, können Sie dies über die Funktion "Bearbeiten“> "Bild bearbeiten“ tun.


Unterstützte Dateigröße einzelner Bilder: unter 8 MB

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Die gelöschten Ordner/Dokumente/Dateien können nicht wiederhergestellt werden.

Falls nur der Inhalt eines Ordners/Dokuments gelöscht oder beschädigt wurde, kann die letzte freigegebene Version wiederhergestellt werden. Gibt es keine freigegebene Version, geht der Inhalt leider verloren.

Im Redaktionssystem sind die freigegebene Seiten mit dem Symbol , Arbeitsversionen von freigegebenen Seiten mit dem Symbol und Arbeitsversionen ohne eine archivierte Version mit dem Symbol gekennzeichnet:

Wenn Sie die Arbeitsversion einer freigegebenen Seite bearbeiten, und der Inhalt zufällig beschädigt wird, können Sie schnell zur freigegebenen Versionen zurückkehren, indem Sie Ihre Änderungen "verwerfen" ("Workflow" > "Verwerfen"). Die Funktion "Verwerfen" löscht Arbeitsversionen. Für Seiten, die nie freigegeben wurden, bedeutet das "Verwerfen" die unwiderrufliche Löschung des komplette Inhalts!

Für Seiten, die freigegeben, zurückgezogen und dann bearbeitet wurden, sowie für Seiten, die freigegeben, bearbeitet und (mit fehlerhaftem Inhalt) nochmal freigegeben wurden, besteht die Möglichkeit, archivierte Versionen wiederherzustellen. Unter "Extras" > "Versionen anzeigen" sind alle verfügbaren Archivversionen aufgelistet, die Sie wiederherstellen bzw. zur Arbeitsversion machen können.

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Damit eine Seite/Datei offline geht, reicht es, sie im Redaktionssystem zurückzuziehen ("Workflow" » "Zurückziehen" oder ). In diesem Fall bleibt sie für weitere Bearbeitung und Freigabe im CMS verfügbar.

Falls der Inhalt nicht mehr verwendet werden kann, kann er gelöscht werden ("Bearbeiten" » "Löschen" oder ). Das CMS prüft, ob das Löschen der Seite/Datei möglich ist, bzw. andere Seiten nicht beeinträchtigt und meldet Fehler, wenn:

  • sich im Ordner, der gelöscht werden soll, weitere Objekte befinden
    (Diese Objekte müssen gelöscht oder aus dem Ordner verschoben werden.),
  • der Ordner /die Datei auf anderen CMS-Seiten verlinkt ist
    (Unter "Ansicht" » "Details" » "Referenzen" » "Links auf diese Datei" können alle Links eingesehen werden).

Gelöschte Ordner/Dokumente/Dateien können nicht wiederhergestellt werden.

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Damit eine Seite bzw. Datei publiziert wird, muss sie freigegeben werden ("Workflow" » "Freigeben" oder ).

Manchmal ist dieser Link allerdings nicht anklickbar. In diesem Fall prüfen Sie bitte

  • ob Ihr Name im Feld 'Bearbeiter' steht ("Eigenschaften" » "Allgemein" » "Bearbeiter"). Falls nicht, übernehmen Sie bitte die Bearbeitung unter "Workflow" » "Übernehmen".
  • ob es im Feld "Fehler in der Version" ("Eigenschaften" » "Allgemein" » "Fehler in der Version") eine Fehlermeldung gibt. I.d.R. können Seiten mit leeren Pflichtfelders oder mit fehlerhaften Hyperlinks im Inhalt nicht freigegeben werden. Fehler in der Version müssen vor der Freigabe behoben werden.

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Bei der Bearbeitung von Inhalten mit dem Editor TinyMCE wird der HTML-Code optimiert bzw. bereinigt, u.a. werden aus Word kopierte direkte Formatierungen entfernt.

Bei der Bearbeitung der Zusammenfassung, des Hauptinhalts oder weiterer HTML-Felder mit dem Editor TinyMCE wird der zugrundeliegende HTML-Quellcode automatisch optimiert und bereinigt. Dabei werden u.a. auch unzulässige HTML-Code-Elemente entfernt. 

Die Bereinigung ist notwendig, damit Ihre Webseiten barrierefrei gestaltet sind und sie Plattform- und Browser-übergreifend gut dargestellt werden können. Außerdem kann nur dadurch sichergestellt werden, dass Ihre Internetseiten auf Bildschirmen mit unterschiedlichen Abmessungen und Auflösungen adäquat angezeigt werden können.

Bei den offiziellen Webseiten der Einrichtungen der Freien Universität Berlin kommt zudem das Corporate Design der Freien Universität zum Einsatz, bei dem z.B. die Gestaltungsmöglichkeiten der Schrift – Schriftarten, -größen, -farben und Zeilenabstände – in den Style Sheets zentral festgelegt sind.

Im HTML-Quelltext werden einige Elemente automatisch entfernt, z.B.:

  • Direkte Formatierungen mit dem STYLE-Attribut:
    Beim Kopieren von Inhalten z.B. aus Word werden oft Formatierungen mit übernommen, die die Darstellung negativ beeinflussen können. Bei Tabellen sind spezifische Formatierungen erlaubt, jedoch sparsam und im Sinne des Corporate Designs zu verwenden. Bei Bildern sind direkte Formatierungen z.B. zur Textumfließung ungeeignet, nutzen Sie dafür die Möglichkeit verlinkter Inhaltsbilder.
  • IFRAME-Elemente:
    Eingebettete Frames mit Verweisen auf externe Inhalte können mit den Vorlagen für iFrames und Externe Dienste eingebunden werden, jedoch nicht in HTML-Feldern.
  • DIV-Container:
    DIV-Container sind unsichtbare Auszeichnungen im HTML-Code und dienen dem Aufbau des Gesamtlayouts einer Seite. Sie werden vom CMS automatisch generiert und dürfen nicht in HTML-Feldern enthalten sein.
  • JavaScript-Code:
    Auf die direkte Einbindung von JavaScript-Funktionen in HTML-Feldern ist aus Gründen der Editierbarkeit sowie aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen zu verzichten. Externe Inhalte wie z.B. interaktive Karten können mit der Vorlage für Externe Dienste datenschutzfreundlich eingebettet werden.

Für den Hauptinhalt und die Zusammenfassung gilt, dass die über die Bedienelemente des Editors TinyMCE wählbaren Formatierungen bei der Codebereinigung erhalten bleiben. Bei weiteren HTML-Feldern sind ggf. nur ausgewählte Formatierungen erlaubt, z.B. ist die Überschrift 1 zumeist nicht erlaubt.

Von einer manuellen Bearbeitung des HTML-Quelltextes sollten Sie in der Regel absehen, nicht zuletzt auch da der händisch modifizierte Quellcode bei der weiteren Bearbeitung automatisch bereinigt wird.

In Einzelfällen kann es bei der Bearbeitung mit dem Editor TinyMCE zu einer unerwünschten Bereinigung kommen. Bei Fragen und Problemen wenden Sie sich bitte an den CeDiS-Support.

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Für die Publikation des Audio- und Videomaterials stehen die Vorlagen Medien-Ordner und Medien-Liste zur Verfügung. Unterstützt werden Formate .mp4 und .mp3.

Als Speicherort für Audio- und Videodateien kann unser Streaming-Server genutzt werden. Falls für Ihre Einrichtung noch kein Zugang dazu eingerichtet wurde, kontaktieren Sie bitte den CeDiS-Support unter support@cedis.fu-berlin.de.

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Neben dem deutschsprachigen Webauftritt können auch fremdsprachige Webauftritte mit dem CMS publiziert werden. Die unterschiedlichen Sprachversionen einer Webseite werden dabei automatisch miteinander verlinkt.

Jede zusätzliche Sprachversion erhält einen eigenen Ordner im bestehenden Auftritt. So sind zum Beispiel die deutsch- und englischsprachigen Webseiten zur Forschung an der Freien Universität über folgende Internetadressen erreichbar:

Die bereits verfügbaren Sprachverzeichnisse Ihrer Website sehen Sie direkt im Hauptordner der Website (en, es, pt, fr, ru, zh, ja, ko...).

Ein Schalter im Headerbereich der Webseite ermöglicht es, zwischen den verfügbaren Sprachversionen zu wechseln. Damit diese automatische Verlinkung funktioniert, müssen die Dateinamen bzw. die Pfade der entsprechenden Seiten in allen Sprachversionen im CMS identisch sein (Hat zum Beispiel die deutsche Seite den Dateinamen "forschung", so muss auch der Dateiname der englischen Seite "forschung" und nicht "research" sein. Der "Titel" darf selbstverständlich übersetzt werden. Das gilt für gesamte Pfade.).

Sprachversionen beinhalten Übersetzungen von automatisch erzeugten Texten und Labels der Vorlagen.

Der einfachste Weg, Sprachversionen zu pflegen, ist Seiten, die in einer Sprachversion fertig sind, an die entsprechende Stelle in Verzeichnissen anderer Sprachversionen zu kopieren und sie dort zu übersetzten. Einzelne Seiten können Sie selbstständig kopieren. Wenn Sie eine Kopie von ganzen Verzeichnissen mit Unterseiten brauchen, sagen Sie uns bitte Bescheid, welche Verzeichnisse kopiert werden sollen.

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CMS-Verzeichnisse können geschützt werden. Alternativ zu geschützten Verzeichnissen im CMS können FU-Wikis und Blackboard-Communities genutzt werden, die aktive Mitarbeit und Interaktion erlauben und mit individuellen Zugangsdaten geschützt sind.

Inhalte im CMS können wie folgt geschützt werden:

  1. Einfacher Passwortschutz
    Das Verzeichnis und alle darunter liegenden Seiten wird mit einem Passwort geschützt. Damit die Inhalte über eine sichere Verbindung (https/SSL) ausgeliefert werden, muss der Dateiname des Verzeichnisses mit "PM" beginnen, z.B. "PM-intern".
  2. IP-Sperre
    Das Verzeichnis wird nur für das Rechnernetz der Freien Universität oder für bestimmte IP-Bereiche freigeschaltet.
  3. Erweiterter Zugriffsschutz / Portal Manager
    Das Verzeichnis wird mit individuellen Zugangsdaten geschützt, die von Verantwortlichen im Key User Administration Interface (KAI) gepflegt werden, z.B. indem FU-Accounts registriert und Benutzergruppen zugeordnet werden.

Der Zugriffsschutz wird durch unseren CeDiS-Support eingerichtet.

Beachten Sie beim Bereitstellen von Inhalten die Regelungen zum Urheberrecht, wichtige Hinweise dazu finden Sie unter http://www.fu-berlin.de/52a-urhg.

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Redakteure können einzelne Dateien und ganze Verzeichnisse in der Struktur Ihrer Website selbstständig verschieben. Dafür muss die Datei/das Verzeichnis ausgewählt und ausgeschnitten werden ("Bearbeiten" » "Ausschneiden"). Danach navigieren Sie zum Ordner, in den die ausgeschnittene Seite verschoben werden soll, und fügen sie ein ("Bearbeiten" » "Einfügen").

Im Unterschied zum Kopieren ist die Seite nach dem Verschieben an ihrem alten Platz nicht mehr da. Falls sie auf externen Websites verlinkt war, sind diese Links nicht mehr gültig. Alle CMS-interne Links auf die verschobene Seite werden automatisch aktualisiert.

Durch das Verschieben ändern sich die CMS-Pfade und die URLs der Seiten. Besonders zu beachten sind geschützte Bereiche in der Struktur der zu verschiebenden Verzeichnisse. Der Zugriffsschutz soll in diesem Fall neu eingerichtet werden!

Startseitenordner können Redakteure nicht selbstständig verschieben. Es gibt auch einige Vorlagenbeschränkungen, die das Verschieben von Seiten nur in Ordner zulassen, deren Vorlage die Funktion der verschobenen Seiten ermöglicht.

Beim Verschieben und Kopieren von Seiten werden Berechtigungen mitkopiert. Wird eine Seite in einen Bereich hineinkopiert, dessen Redakteure keinen Zugriff darauf hatten, werden die Rechte nicht automatisch gesetzt und müssen nachgetragen werden.

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Mit Hilfe der sog. "Positionsnummern" lässt sich die Reihenfolge der Navigationspunkte sowie der Elemente der meisten automatisch generierten Listen ändern.

Sind Positionsnummern gleich, werden Elemente alphabetisch nach Titeln (Navigation, Inhaltsverzeichnisse, Sitemap, Mitarbeiterlisten, FAQ-Listen, Medienliste, Elemente der Startseite u.a.) sortiert Ändert man die Positionsnummer, ändert sich die Reihenfolge der Elemente. Die Sortierung ist aufsteigend, von 001 bis 999.

In manchen Vorlagen erfolgt die Sortierung nach Datum (News - Feld "Gültig ab", Termine - Feld "Zeitpunkt oder Beginn (Datum)", Publikationslisten - Felder "Year", "Month", "Day"). Positionsnummern greifen in diesen Listen nicht.

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Wenn Sie einen Ordner oder ein Dokument erstellen, geben Sie zuerst den "Namen" ein und wählen eine Vorlage aus. Diese Angaben sind obligatorisch, damit eine Seite im CMS angelegt wird. Der Name ist der Dateiname der Seite, der ein Teil ihres CMS-Pfads und nach der Veröffentlichung ein Teil der URL ist.

Es ist wichtig, einen Namen auszuwählen, der kurz und prägnant, dennoch aber Aufschluss über die Inhalte der Seite gibt. Zudem gibt es einige Vorschriften, in welcher Form ein Name eingegeben werden soll:

  • keine Großschreibung
  • keine Leerzeichen. Nutzen Sie bitte stattdessen den Unter- und Bindestrich.
  • keine Sonderzeichen! Nur lateinische Buchstaben und Zahlen sind erlaubt.

Ein gültiger Name ist z. B. "aktuelles", "kontakt" oder "2013-10-17".
Sehr ungünstig wären dagegen die Namen "Neuigkeiten aus dem Institut" oder "Kontakt & Lageplan" oder "Ankündigung (17. 10. 2013)" Das System prüft die Gültigkeit der eingegebenen Namen und korrigiert sie. Das Ergebis wäre: "Neuigkeiten-aus-dem-Institut", "Kontakt-_-Lageplan", "Ankuendigung-_17_-10_-2013_" (und in URL http://www.fachbereich.fu-berlin.de/institut/Neuigkeiten-aus-dem-Institut/Ankuendigung-_17_-10_-2013_.html).

Der "Titel" der Seite ist dagegen ihre Überschrift, die auch in der Navigation als Menüpunkt angezeigt wird. Der Titel ist i.d.R. obligatorisch, damit eine Seite / Datei freigegeben werden kann. Falls ein Titel für einen Menüpunkt zu lang ist, geben Sie bitte im Feld "Titel" den Titel ein, der in der Navigation angezeigt werden soll, und im Feld "Titel, Langform" den vollständigen Titel für die Überschrift der Seite.

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Ab September 2014 nehmen wir sukzessive technische Updates für die einzelnen Internet-Auftritte der Einrichtungen der Freien Universität im CMS 2 vor.

Anpassungen und Verbesserungen durch das Update

Allgemeine Anpassungen

  • Die Google-Suche löst die bisherige Suchfunktion ab.
  • Die Publikation der Internet-Auftritte wird effizienter, da eingebundene Asset-Dateien wie CSS und Javascript komprimiert werden.
  • Einige Vorlagen wurden überarbeitet und verfügen über verbesserte Funktionen (s. Links zum Thema)

Einbindung von umflossenen Bildern // Bilder skaliert importieren

Bilder können nun  mit der Funkion "Datei > Datei importieren" als Basis-Bild ins CMS importiert werden, sie müssen nicht mehr skaliert importiert werden. 

Wählen Sie für den Import vorab eine geeignete Bildgröße aus, derzeit können Bilder max. 930px breit sein, künftig für Retina-Displays sogar bis zu 2680px breit. 

Neue Medien-Ordner-Vorlage

Audio/Video-Dateien werden grundsätzlich HTML5-kompatibel publiziert, damit sie auf den verschiedenen Plattformen dargestellt werden können. Dafür stellen wir im Zuge des Updateprozesses die noch über RTMP-Streaming ausgelieferten Medien-Dateien auf die Auslieferung "progressive Download" um. 

Neu ist eine Playlist-Option sowie die automatische Anpassung des Videos an die Breite des Inhaltsbereichs. 

Links zum Thema

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In Startseiten, Standard- und Content-Vorlagen kann ein Inhaltsverzeichnis aktiviert werden, das die Links auf die die darunterliegenden Ordner anzeigt. Im Inhaltsverzeichnis können bis zu drei Unterebenen angezeigt werden. Das Inhaltsverzeichnis erscheint unter dem Hauptinhalt.

Das Inhaltsverzeichnis aktivieren Sie unter

"Alle bearbeiten" > Feldgruppe: "Anzeigeoptionen (diese Seite)" > "Inhaltsverzeichnis anzeigen" >
"1 - als Liste (1 Ebene)" oder
"2 - als Sitemap (3 Ebenen)"

Im nächsten Feld "Überschrift für Inhaltsverzeichnis" kann der Titel eingetragen werden.

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Neben der am häufigsten benutzter Spaltenansicht der Ordner und Dokumente im Redaktionssystem kann die sog. Listenansicht ausgewählt werden, die es ermöglicht, mehrere Elemente eines Ordners auszuwählen und sie anschließend auf einmal freizugeben, zurückzuziehen, zu verschieben, zu übernehmen oder an einen anderen Redakteur zu geben.

Diese Option wählen Sie unter "Ansicht" > "Liste" oder mit dem Icon .

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Mit dem Assistenten "CSV-Datei importieren und konvertieren..." können strukturierte Daten wie Mitarbeiter- oder Publikationslisten einfach ins CMS überführt werden. Das CMS erzeugt beim Import Objekte mit entsprechenden Vorlagen. Die Daten müssen als Tabstopp-getrennte Textdatei vorliegen, die z.B. mit den Office-Programmen Excel oder Access erstellt werden kann.

Datenstruktur / Datentabelle

Die Daten die für den Import ins CMS müssen tabellarisch erfasst werden z. B. in einem Excel Sheet. Die erste Zeile der Tabelle enthält die IDs der Felder der entsprechenden Vorlage. Die weiteren Zeilen sind Daten für einzelne Objekte im CMS.

Bsp.: Tabelle für Mitarbeiter/innen-Seiten

name
title
fuVorname
fuName
fuTelefon
...
muellerb
Benedikt Müller
Benedikt
Müller
+49 (0)30/ 838-12345
 
schmidta
Prof. Dr. Anton Schmidt
Anton
Schmidt
+49 (0)30/ 838-54321
 

Hier finden Sie Tabellen für einige CMS-Vorlagen:

Erzeugen einer CSV-Datei mit MS Excel

Speichern Sie eine Datei über die Menüfunktion Datei|Speichern unter... als Text (Tabstopp-getrennt) (*.txt). Als Zeichensatz muss UTF-8 oder ISO 8859-1 gewählt werden. Derselbe Zeichensatz muss beim Import ins CMS im Dialog "CSV-Datei importieren und konvertieren" ausgewählt werden.

Erzeugen einer CSV-Datei mit MS Access

Um eine Datei aus MS Access so zu exportieren, dass sie ins CMS importiert werden kann, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu exportierende Tabelle und wählen Sie Exportieren
  2. Wählen Sie im erscheinenden Dialog den Dateityp Textdateien (*.txt, *.csv, *.tab, *.asc) aus und geben Sie einen Dateinamen ein
  3. Klicken Sie auf Exportieren
  4. Wählen Sie im nächsten Dialog Mit Trennzeichen ... und klicken Sie Weiter
  5. Wählen Sie als Trennzeichen Tab aus und die Optionen Feldnamen in erste Zeile einbeziehen und Textbegrenzungen {kein}. Klicken Sie Weitere... unten links
  6. Wählen Sie als Codepage Lateinisch 9 (ISO) und wählen Sie OK und Weiter
  7. Klicken Sie im nächsten Dialog auf Fertigstellen

Erzeugen einer CSV-Datei mit LibreOffice

LibreOffice ist ein freies Office-Programm. Öffnen Sie die *.xls Datei mit LibreOffice. Speichern Sie die Datei über die Menüfunktion Datei|Speichern unter... als Text CSV (*.csv). In den folgenden Fenster "Textimport" wählen Sie bitte als Zeichensatz Unicode (UTF-8) oder ISO 8859-1 aus.

Import einer strukturierten Textdatei

Zum Import gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie im Menü des CMS "Datei" > "CSV-Datei importieren und konvertieren" aus.
  2. Wählen Sie die zu importierende Datei und klicken Sie auf Weiter.
  3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus (zum Beispiel: Mitarbeiter/innen-Ordner).
  4. Überprüfen sie die Daten und klicken Sie auf Weiter

Hinweis: Die Funktion steht nicht allen Benutzern standardmäßig zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich bei Interesse an unseren Support.

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Die Navigation der im CMS gepflegten Seiten entspricht der Verzeichnisstruktur im Redaktionssystem.
In der Navigation können nur die sog. "Ordner" angezeigt werden. "Dokumente" werden nicht angezeigt.
Die Anzeige der Ordner in der Navigation ist optional und kann pro Ordner konfiguriert werden. Wird die Anzeige eines Ordners aber deaktiviert, so werden auch seine Unterordner in der Navigation nicht angezeigt.

Die Anzeige in der Navigation können Sie unter "Alle bearbeiten" > Feldgruppe: "Anzeigeoptionen" > "Anzeige in der Navigation": "yes"/"no" ändern.

Die Reihenfolge der Navigationspunkte ändern Sie unter "Alle bearbeiten" > Feldgruppe: "Anzeigeoptionen" > "Positionsnummer".

Geben Sie die bearbeitete Seite frei. Die Änderung wird in der Navigation i.d.R. nicht sofort, sondern erst nach wenigen Minuten sichtbar sein.

Einrichtung der horizontalen Navigation auf Seiten im nicht responsiven Design:

Die Anzeige in der horizontalen Navigation ist nur für Startseiten-Ordner möglich und wird wie folgt eingerichtet:

Startseite > "Alle bearbeiten" > Feldgruppe: "Konfigurationseinstellungen" > "Anzeige eigener Elemente: Linke Navigation" UND "Anzeige in horizontaler Navigation: yes".

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