Netzwerk, Server, Speicher, VoIP, Webpräsenz, Blackboard, das Bibliotheksportal oder aber die SAP Systeme für Haushalt, Personal und Campus Management – fiele nur eines dieser Systeme auch nur einen Tag lang aus, wären die Folgen für alle Universitätsangehörigen in Studium, Lehre, Forschung und Verwaltung schmerzlich spürbar.

An einer Institution von der Größe der Freien Universität ist deshalb eine vielseitige und modulare IT-Struktur notwendig. Ein einzelner Bereich könnte die unterschiedlichen Aufgaben und Dienstleistungen, die mit diesen hochspezialisierten Informations- und Kommunikationssystemen einhergehen, kaum allein erbringen. Aus diesem Grund ist die Informationstechnologie an der Freien Universität in vier Bereiche unterteilt: das Center für Digitale Systeme (CeDiS), die elektronische Administration und Services (eAS), die Universitätsbibliothek (UB) und die Zentraleinrichtung für Datenverarbeitung (ZEDAT).

Who is who?

CeDiS kümmert sich um E-Learning, E-Research und E-Publishing sowie um digitale Medien; eAS bietet mit den zentralen SAP-Systemen IT-Services für alle Bereiche der universitären Verwaltung. Die UB ist für die (digitale) Literatur- und Informationsversorgung zuständig und die ZEDAT betreut als Hochschulrechenzentrum die Basis-IT-Infrastruktur und das universitätsweite IT-Netzwerk für alle Bereiche.

Die vier Bereiche stimmen ihre Dienstleistungen miteinander ab, die jeweiligen Teams unterstützen sich gegenseitig. „Um die Kooperation zu fördern und neben den bereichsspezifischen Aufgaben das „große Ganze“ im Blick zu behalten, haben wir uns 2007 im FIT-Verbund zusammengeschlossen“, sagt Nicolas Apostolopoulos, Direktor des CeDiS und Gründungsmitglied von FIT. „Das Akronym steht für FU-Informationstechnologie und ist das Rückgrat der IT-Versorgung der Universität.“.

Leiter und Fachleute der vier IT-Bereiche tauschen sich regelmäßig aus und berichten einmal im Monat dem CIO-Gremium. Es ist die höchste Entscheidungsinstanz für alle IT-Vorhaben an der Freien Universität und bildet eine Art Brücke zwischen FIT und Hochschulleitung.

Vernetzung hoch vier

Christoph Wall, Leiter von eAS, erläutert diese Zusammenarbeit anhand eines Beispiels: „Nehmen wir einen Kurs in Blackboard. Die Nutzer sollen eigentlich gar nicht bemerken, dass im Hintergrund alle vier IT-Bereiche daran mitwirken. Die Daten der Studierenden sind in Campus Management gespeichert. Dieses System wird von eAS betrieben und vermittelt Informationen über die Teilnehmer des Kurses an Blackboard, das wiederum von CeDiS gepflegt wird. In dem Online-Kurs kann Literatur aus dem Bestand der Universitätsbibliothek abgerufen werden. Und all das wäre nicht möglich ohne FUDIS. Dies ist das zentrale Identitätsmanagementsystem der ZEDAT, das jedem Nutzer eine bestimmte Rolle und damit verbundene Zugangsrechte zuschreibt.“

Torsten Prill, Direktor der ZEDAT, ergänzt: „Die Systeme haben also diverse Schnittstellen, die miteinander kommunizieren. Diese haben wir nach und nach gebaut, um eine einheitliche, durchgängige und zukunftsfähige IT-Versorgung für Lehre, Forschung und Verwaltung zu gewährleisten.“

FIT ist fit für die Zukunft

Jiří Kende, Leiter der Universitätsbibliothek, wirft einen Blick in die digitale Zukunft der Hochschule: „Mobile Zugriffsmöglichkeiten auf universitäre Dienste und Systeme werden an Bedeutung gewinnen. Deren Vernetzung und Harmonisierung wird weiter voranschreiten, Sicherheits- und Datenschutzaspekte werden eine wichtige Rolle spielen. Datenbestände, die langfristig verfügbar und gut recherchierbar sein müssen, werden exponentiell anwachsen, was Fragen nach Cloud-Computing und Speicherkapazitäten aufwerfen wird.“

Diese zunehmend komplexen Aufgaben mit gleichbleibenden Ressourcen zu bewältigen, betrachten die IT-Experten als große Herausforderung: „Wir setzen auf Synergiebildung, Flexibilität und Automatisierung“, sagt Prill. „Der Grad an Digitalisierung in Bildung und Forschung wird in den kommenden Jahren rasant zunehmen und neue Betätigungsfelder für die Universitäten eröffnen“, betont Apostolopoulos.

Die Teams von FIT arbeiten eng mit anderen lokalen und (inter)nationalen Institutionen zusammen, um relevante Themen zu identifizieren, neue Ziele festzulegen und Kooperationen voranzubringen. Unter Federführung von eAS findet am 8. und 9. Oktober ein IT-Summit statt, der sich mit künftigen Herausforderungen für die universitäre Informationstechnologien beschäftigt – auf die sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der vier IT-Bereiche schon jetzt gemeinsam vorbereiten.