§ 3 Einzelne Verarbeitungsvorgänge

1. Bereitstellung und Nutzung der Webseiten

a. Art und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie offizielle Webseiten der FU Berlin aufrufen, werden in den vom Server automatisch erstellten Log-Files Daten gespeichert. Dazu gehören

  • die von Ihnen besuchte Webseite,
  • die Seite, von der aus Sie zu uns kommen (bei Suchmaschinen ggf. auch die eingegebenen Begriffe),
  • Datum,
  • Uhrzeit,
  • das von Ihnen verwendete Betriebssystem,
  • Merkmale des verwendeten Displays (Auflösung in Pixeln sowie die sog. Pixel-Ratio zur Erkennung von hochauflösenden Displays) und
  • der von Ihnen verwendete Browser (Internet Explorer, Firefox, Opera etc.).

Gespeichert werden darüber hinaus die Größe der übertragenen Datenmenge, ein sogenannter HTTP-Statuscode (z. B. zur Kennzeichnung einer erfolgreich übertragenen Web-Seite) sowie die IP-Adresse des zugreifenden Rechners (z. B. PC oder Smartphone), wobei diese IP-Adresse durch das Löschen des letzten Oktetts dieser Adresse anonymisiert wird.

Die Erhebung und Nutzung der in den Log-Files gespeicherten Informationen dient lediglich der anonymisierten Auswertung zu statistischen Zwecken (etwa zur Analyse des Nutzungsverhaltens, auf welche Seiten des Web-Angebots der o.g. Sites bzw. Sub-Domains zugegriffen wird, welche Browser eingesetzt werden usw.) und damit der Verbesserung unserer Dienste. Da die IP-Adressen wie oben beschrieben anonymisiert werden, ist eine Zuordnung der Auswertungsergebnisse zu einer bestimmten IP-Adresse nicht möglich.

b. Rechtsgrundlage

Für diese Datenverarbeitung dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO i.V.m. §§ 3 BlnDSG, 4 BerlHG sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lt. c DSVGO i.V.m. § 13 Abs. 7 TMG als Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung der zuvor bei § 3 unter 1.a. genannten Daten ist für die Bereitstellung einer Webseite erforderlich und dient damit der Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe der FU Berlin.

c. Speicherdauer

Für die Auswertung werden die Log-Files für das vorangegangene und laufende Kalenderjahr gespeichert, wobei hier eine Anonymisierung der IP-Adressen erfolgt. Anschließend werden die Daten gelöscht.

2. Registrierung / Login

a. Art und Umfang der Datenverarbeitung

Für die Nutzung der Lernplattform der Freien Universität Berlin ist eine Registrierung erforderlich. Nur registrierte Nutzer*innen können auf die zugriffsgeschützten Inhalte der Lernplattform zugreifen. Nach einem Login können die authentifizierten Gruppen von Nutzer*innen auf bestimmte Webseiten und Funktionen zugreifen, die nicht für alle Besucher*innen der Webseite einsehbar sind. Bei der Registrierung werden folgende personenbezogenen Daten aus dem FUDIS, dem zentralen Identitätsmanagementsystem der Freien Universität Berlin, in die Lernplattform übernommen:

  • Nutzername (i.d.R. FU-Account)
  • E-Mail-Adresse
  • Vorname
  • Nachname
  • Matrikel-Nr. bzw. Personal-Nr.
  • Zugehörigkeit zu einer Organisationsrolle innerhalb der Hochschule (Lehrkräfte, Mitarbeiter*innen, Studierende)

Zum Zeitpunkt der Registrierung werden zudem folgende Daten in der Lernplattform gespeichert:

  • Die IP-Adresse des Geräts der Nutzer*innen, von dem die Registrierung erfolgt ist
  • Datum und Uhrzeit der Registrierung

Loggt sich ein/eine Nutzer*in in der Lernplattform ein, so wird dieser Status in einem Session-Cookie gespeichert. Dieser Session-Cookie ist erforderlich, um authentifizierten Nutzer*innen Zugriff auf gesperrte Bereiche und eine Fehlerverfolgung zu ermöglichen. Eine darüberhinausgehende Verarbeitung des Session-Cookies findet nicht statt.

b. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der zuvor bei § 3 unter 2.a. genannten personenbezogenen Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 4 BerlHG.

c. Speicherdauer

Die im Rahmen der Registrierung gespeicherten Daten der Nutzer*innen werden nach Ausscheiden aus der Freien Universität Berlin oder nach 15 Monaten Inaktivität, d.h. ohne Login der betreffenden Nutzer*innen auf der Lernplattform, gelöscht. Registrierte Nutzer*innen können jederzeit durch eine Mitteilung per E-Mail an die Adresse support@cedis.fu-berlin.de unter Nennung des betreffenden Dienstes (in diesem Fall die Lernplattform) und Angabe ihres Benutzernamens, Vornamens und Nachnamens die Löschung ihrer Daten beantragen.

3. Inhalts-/Nutzdaten

a. Art und Umfang der Datenverarbeitung

Im Rahmen der Nutzung der Lernplattform werden Inhalte als hochgeladene Dateien, Links sowie durch eigene Texteingaben (z.B. Beiträge in Foren, Kommentare, Übungen/Tests) hinzugefügt. Von Nutzer*innen eingestellte Inhalte wie zum Beispiel Beiträge in Wikis, Blogs, Journals und Kommentare werden diesen zugeordnet.

b. Rechtsgrundlage

Das Hochladen und Einstellen von Inhalten ist zur Unterstützung von Forschung und Lehre im Rahmen der Erfüllung der Aufgaben der Freien Universität Berlin erforderlich. Die Verarbeitung der zuvor bei § 3 unter 3.a. genannten personenbezogenen Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 4 BerlHG.

c. Speicherdauer

Nach Löschung des Accounts eines/einer Nutzer*in wird die Zuordnung dieses Accounts zu in der Lernplattform hochgeladenen und eingestellten Inhalten anonymisiert. Die in der Lernplattform angelegten Kurse werden in der Regel nach drei Semestern gelöscht, sofern dem keine curricularen Hemmnisse entgegenstehen.

4. Nutzungsdaten

a. Art und Umfang der Datenverarbeitung

Die der Lernplattform zugrundeliegende Software Blackboard protokolliert und verarbeitet die Zugriffe und Interaktionen der Nutzer*innen mit dem System wie zum Beispiel Datum und Zeitpunkt des letzten Zugriffs sowie Aktivitäten. Die Protokollierung dieser Nutzungsdaten ist zur Erfüllung der Aufgaben als zentrale Lernplattform beim Einsatz zum Lehren, Lernen und Forschen erforderlich.

Studierende, die sich im Campus Management für einen Kurs angemeldet haben, werden automatisch in den entsprechenden Kurs der Lernplattform eingetragen.

b. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der zuvor bei § 3 unter 4.a. genannten Nutzungsdaten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 4 BerlHG.

c. Speicherdauer

Die zuvor bei § 3 unter 4.a. genannten Nutzungsdaten (= Protokollierungsdaten) werden nach Löschung eines Kurses oder nach der Löschung eines Accounts aus der Lernplattform entfernt. Sämtliche Protokollierungsdaten werden spätestens nach 6 Monaten gelöscht.

5. Integration von Cisco Webex

a. Art und Umfang der Datenverarbeitung

Im Rahmen der Nutzung der Lernplattform ist zudem die Integration des Video-Konferenzdienstes Webex des Unternehmens Cisco Systems Inc. möglich. Die Integration erfolgt über eine LTI-Schnittstelle an den Dienstleister CirQlive. Hierzu werden folgende Daten via Blackboard an CirQlive übermittelt und verarbeitet:

  • Vor- und Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Rolle im Kurs

Die in CirQlive gespeicherte E-Mail-Adresse ist Identifikationsmerkmal gegenüber Webex. Daher wird die E-Mail-Adresse bei jedem Aufruf aus der Lernplattform mit CirQlive synchronisiert.

Durch den Dienstleister CirQlive werden zudem Anwesenheitslisten für Webex-Veranstaltungen verarbeitet und folgende Daten protokolliert:

  • Vorname und Nachname
  • E-Mail
  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs auf die Webex-Veranstaltung

Diese Daten können Kursleiter*innen in ihren Blackboard-Kursen einsehen und werden nach Angaben des Dienstanbieters CirQlive drei Monate aufbewahrt.

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Webex https://www.zedat.fu-berlin.de/pub/ZEDAT/Telefonie/Konferenzen/Dokument-zu-Informationspflichten-DSGVO.pdf

Webex Nutzungsbedingungen der Freien Universität https://www.zedat.fu-berlin.de/pub/ZEDAT/Telefonie/Konferenzen/Nutzungsbedingungen-Webex.pdf

b. Rechtsgrundlage

Soweit personenbezogene Daten von Studierenden der Freien Universität Berlin zur Durchführung und Organisation von Lehre, Forschung und Studium verarbeitet werden, sind die §§ 4, 6 Abs. 1 Abs. 1 BerlHG i.V.m der Studierendendatenverordnung die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung von Online-Veranstaltungen ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Lit. a, Art. 7 DSGVO.

c. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden nur solange beim Dienstanbieter CirQlive gespeichert, wie diese für die Erbringung des Dienstes erforderlich sind, jedoch regelmäßig nicht über den Zeitraum eines Semesters hinaus. Im Falle einer Aufzeichnung richtet sich die Speicherdauer zudem nach den im Einzelfall zuvor festgelegten Aufbewahrungszeiträumen.

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