Für die synchrone Online-Kommunikation empfiehlt es sich, die Sitzung vorab zu erproben. Wie in Präsenz gilt auch hier: Je häufiger moderiert wird, desto müheloser wird es! Hier einige praktische Tipps zur Planung:

• Die Sitzung im virtuellen Raum vorbereiten
• Bildübertragung und Hintergrund justieren (Licht, Fenster, Jalousie)
  • TIPP: Ein häufiger Anfängerfehler ist ein zu dunkles Bild. Sowohl direktes Licht von vorne als auch von hinten ist oft ungünstig.
  • TIPP: Bitte prüfen Sie die Umgebung, insbesondere, wenn Sie in Ihren privaten Räumlichkeiten während der Live-Übertragung zu sehen sind, und weisen Sie Ihre Teilnehmenden gleichermaßen darauf hin.
  • Ton: Was ist zu hören? Was könnte während der Sitzung stören? Sind Headset/Mikrofon richtig eingestellt? 
  • Internetverbindung optimieren (wenn möglich: LAN-Kabel statt WLAN bzw. Nähe zum Router herstellen o. WLAN-Verstärker einsetzen)
  • TIPP: Videos erleichtern die synchrone Online-Kommunikation, sollten aber nur bei guter Internetverbindung und der Bereitschaft zur Bildübertragung seitens der Teilnehmenden eingesetzt werden. Bei schlechter Verbindung empfiehlt es sich, die Videoübertragung zu deaktivieren (bei starken technischen Störungen seitens der Teilnehmenden können sie über die Telefon­einwahl teilnehmen), bei durchgängigen Verbindungsproblemen das Einsatzs­­zenario über­denken (z.B. Vortrag vorab bereitstellen, Austausch/Fragen dazu im Chat oder in einem asynchronen Tool, wie z.B. Forum oder Blog).
  • ggf. erforderliche Dateien hochladen, Tests/Umfragen vorbereiten (nicht in allen Tools verfügbar), usw. 
  • TIPP: für Testlauf von Bild/Ton und den geplanten Features ausreichend Vorlaufzeit einplanen; Sitzung mit Kolleginnen und Kollegen simulieren (falls dies nicht möglich ist Sitzung mit mehreren Geräten ausprobieren)
• ’Zielsetzung und Ablauf des Meetings planen (Was soll am Ende der Sitzung erreicht sein? Wie wünschen Sie sich den Ablauf der Diskussion? Soll sowohl Video- als auch Chatfunktion genutzt werden? Sollen Bildschirm/Dokumente geteilt werden? Wenn ja, von wem?)
• Meeting ankündigen und Teilnehmende einladen (E-Mail mit Informationen zu dem Raum und dem Webex-Prozedere und ggf. automatische Erinnerung)
• Teilnehmende mit Technik und Konventionen vertraut machen (Zugang, Rollen, Bedienung) 
  • TIPP: Test-Meeting durchführen; Online-Raum vorab zur Verfügung stellen, damit sich die Teilnehmenden damit vertraut machen können; Tipps zur optimalen Internetverbindung geben
• Nutzung von Audio/Mikrofon durch die Teilnehmenden:
  • TIPP: Zur Unterdrückung eines Rauschens und eines Echos (Rückkopplung) sollten alle ihr Mikrofon im Tool (nicht am Rechner!) stumm schalten. Nur das Mikrofon vom jeweiligen Sprechenden sollte aktiviert sein.
  • TIPP: In Zweier-Meetings Kopfhörer statt Lautsprecher nutzen (wg. Rückkopplung).
• Web-Meeting strukturieren: Dies ist hilfreich, wenn mehr als 6 Personen erwartet werden. Eine Möglichkeit ist es, eine Art Tagesordnung festzulegen und diese vorher per E-Mail zu verbreiten. Ebenso empfiehlt es sich, bei sehr großen Gruppen kleinere Teams zu bilden bzw. die Diskus­sion mit asynchronen Werkzeugen zu verzahnen (z.B. Lehrvortrag und Verständnisfragen sowie spontane Kurzreaktionen und Impulse im Web-Meeting; längere Diskussionsbeiträge, Textreflexionen und Meinungsbilder mit Kommentaren im veranstaltungsbegleitenden Blog). 
• Kommunikationsregeln überlegen, die für gleiche Beteiligungschancen sorgen (z.B. andere nicht unterbrechen, sich mit Handzeichen melden, auf Signal der Moderierenden warten; im Chat: kurze Beiträge einstellen, längere Texte in kurze Abschnitte teilen und mit „…“ die Fortführung kennzeichnen; keine Beiträge mit „…“ unterbrechen (siehe auch „Einstieg"). Bitte bedenken Sie, dass zum Schutz der Privatsphäre Ihre Studierenden die Kontrolle über die eigenen Mikrophone haben und Sie sie vorab entsprechend informieren, wann/warum das individuelle Mikrophon erforderlich ist.
• Moderation vorbereiten (z.B. Moderationsmethode, Visualisierungen, Formulierung von Sätzen)
  • TIPP: Soll ausschließlich ein textbasierter Chat zum Einsatz kommen, empfiehlt sich die Vor­for­mulierung von Sätzen, die sich zeitsparend per Copy & Paste in die Chatsitzung kopieren lassen)

In synchronen Online-Räumen – v.a. in Chats - wird durch die "Scheinanonymität" häufig eine Art "Spieltrieb" bzw. "Kommunikationswillkür" geweckt, die zu Durcheinander, Desorganisation und schließlich zur Sinnfrage des Meetings führen kann. Auch videobasierte Sitzungen können schnell konfus werden. Deshalb sind Kommunikationsregeln sinnvoll (siehe zum Beispiel http://www.chatiquette.de/), ebenso wie die Auswahl geeigneter Methoden (z.B. Kreisgespräch, Lehrvortrag mit anschließenden Nachfragen via Handzeichen). Bei den ersten Sitzungen sowie bei größeren Gruppen sind zwei Moderierende empfehlenswert (sodass sich allein auf die technische bzw. inhaltliche Moderation konzentriert werden kann). Dies empfiehlt sich auch bei der Nutzung der Chatfunktion, da zwei Kommunikationskanäle (Video & Chat) schwer gleichzeitig zu überblicken und zu moderieren sind. TIPP: Laden Sie bei der Einrichtung des Web-Meetings den Co-Dozierenden direkt ein und geben Sie ihm den Status "alternativer Gastgeber".