Häufig gestellte Fragen zu OJS

Sie möchten mehr über die von uns verwendete Software Open Journal Systems erfahren? Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu unserem OJS-Hostingangebot. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie weitere Fragen zur Nutzung oder zum Funktionsumfang von OJS haben.

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Open Journal Systems (OJS) ist eine Software zur Verwaltung und Veröffentlichung von wissenschaftlichen Zeitschriften. OJS wurde vom nordamerikanischen Public Knowledge Project (PKP) entwickelt, um den Zugang zu wissenschaftlichem Wissen weltweit zu verbessern und auszubauen, und wird hauptsächlich zur uneingeschränkten Veröffentlichung im Sinne von Open Access verwendet. Als Open-Source-Software wird OJS kontinuierlich von verschiedenen Institutionen und Einzelpersonen weiterentwickelt und angepasst, der Code ist frei zugänglich und das Programm kann kostenfrei verwendet werden. OJS steht in deutscher Sprache zur Verfügung.

CeDiS ist an der Weiterentwicklung von OJS beteiligt und ist Teil des deutschsprachigen OJS-Netzwerks OJS-de.net, wo Sie weitere Informationen zu OJS finden.

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Weltweit gibt es mehr als 8.000 aktive OJS-Journals (Zahlen aus 2014), im deutschsprachigen Raum sind es über 200 wissenschaftliche Zeitschriften, die ihre Inhalte mit OJS verwalten und publizieren. Die größten OJS-Hostinganbieter an Forschungseinrichtungen in Deutschland sind CeDiS und die Universität Heidelberg, die zusammen mit der Universität Konstanz das Netzwerk OJS-de.net bilden, um die Nutzung von OJS im deutschsprachigen Raum zu verbessern und zu erleichtern. Die internationale Community ist über das Public Knowledge Project verbunden, das Software-Entwicklungen prüft, zusammenführt und regelmäßige Updates der Software herausgibt. OJS-Nutzer/innen aus aller Welt nutzen zum Austausch das PKP-Forum.

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Der Funktionsumfang von OJS umfasst u.a.

  • Online-Auftritt des Journals mit verschiedenen Darstellungsfunktionen und Lesewerkzeugen
  • Publikationsformate: HTML, PDF und EPUB
  • Einfache Online-Einreichung von Beiträgen durch Autor/innen
  • Verwaltung aller Redaktionsabläufe
  • Organisation des Begutachtungsprozesses
  • Verwaltung des Layout- und Korrekturprozesses
  • Standardisierte Erfassung von Metadaten
  • hohe Sichtbarkeit durch umfangreiche technische Schnittstellen
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Der Zugriff auf OJS erfolgt über den eigenen Arbeitsplatzrechner, zusätzliche Hard- oder Software muss für die Redaktion nicht bereitgestellt werden. Sie benötigen lediglich einen Internet-Browser wie Firefox, Opera, Safari oder Internet Explorer. Wir empfehlen die Verwendung einer möglichst aktuellen Version der jeweiligen Software.

Bei der Verwendung von Windows XP in Kombination mit dem Internet Explorer können Probleme mit SSL-Zertifikaten auftreten, die den Betrieb der Zeitschrift jedoch nicht beeinträchtigen. Wir raten allerdings von dem Einsatz nicht mehr unterstützer Betriebssystem-Versionen (wie Windows XP) ab.

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Die Aufteilung von Arbeitsbereichen und Zuständigkeit erfolgt in OJS über die Zuteilung von Rollen. Die Benutzer/innen sehen dann auf der persönlichen Startseite diejenigen Menüpunkte und Funktionen, die für ihre Aufgabe relevant sind. Das Rollensystem ermöglicht so einen klar strukturierten Publikationsprozess, gleichzeitig aber ein hohes Maß an Flexibilität.

Folgende Rollen gibt es in OJS:

  • Zeitschriftenverwalter/in
  • Redakteur/in
  • Rubrikredakteur/in
  • Gutachter/in
  • Autor/in
  • Leser/in
  • Abonnementverwalter/in
  • Layouter/in
  • Lektor/in
  • Korrektor/in

Es müssen nicht alle Rollen verwendet werden und eine Person kann mehrere Rollen übernehmen.

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Standardmäßig wird OJS mit einer einfachen, sehr funktionalen Oberfläche installiert. Diese Oberfläche kann den Bedürfnissen der jeweiligen Zeitschrift angepasst werden.

Um Ihr Journal in OJS zu gestalten, gibt es zwei zentrale Wege: Im OJS-Setup können Sie einige grundlegende Gestaltungsentscheidungen treffen und z.B. die Inhalte der sog. Sidebars festlegen oder ein Bild für die Kopfzeile definieren. Über den Einsatz von sog. CSS (Cascading Style Sheets), die ebenfalls im Setup hochgeladen werden, können Sie zusätzliche Elemente wie Schriftgrößen und Farben definieren.

OJS definiert einige Rahmenbedingungen, innerhalb derer sich ein Journal-Manager bei der Gestaltung bewegen kann. Zu diesen Festlegungen gehören u.a. die Platzierung von Objekten (z.B. die Sidebars), diverse Texte bzw. Textbausteine (z.B. Bezeichnung von Menüelementen) und die Sitemap. Definiert werden diese Rahmenbedingungen in den sog. Templates, den Grundbausteinen, aus denen OJS die Seiten zusammensetzt.

Bei weitergehenden Wünschen zur grafischen Anpassungen einer OJS-Instanz unterstützt CeDiS Sie gerne.

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OJS unterstützt die Publikation von Artikeln in PDF, HTML und EPUB.

Die entsprechenden Dateien werden außerhalb von OJS erstellt und zur Publikation hochgeladen, die Software selbst enthält keinen internen Editor oder Authoring-Werkzeuge.

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Ja. OJS unterstützt eine Vielzahl von Sprachen. Sowohl die Sprache der Benutzer/innenführung als auch die der eigentlichen Inhalte und der vom System generierten E-Mails können komfortabel festgelegt werden. Wenn mehrere Sprachen verwendet werden sollen, können alle Benutzer/innen problemlos die von ihnen bevorzugte Sprache auswählen.

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Wenn Sie eine bereits existierende Zeitschrift nach OJS migrieren möchten, können bestehende Ausgaben durch eine Import-Funktion nach OJS übernommen werden.

Welcher Aufwand mit einem solchen Import verbunden ist, hängt von Format und Konsistenz der bereits vorhandenen Zeitschriften-Daten ab. CeDiS kann Sie bei der Aufbereitung und beim Import dieser Daten unterstützen.

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Die Hauptsprache von OJS ist englisch, die umfangreichste Dokumentation liegt entsprechend in englischer Sprache vor. Weitere Handreichungen zu OJS sowie deutschsprachige Informationsmaterialien finden Sie auf OJS-de.net.

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OJS kann auf den Webseiten des Public Knowledge Projects getestet werden. Sie können dort die redaktionellen und administrativen Funktionen der Software in einer Basis-Version ausprobieren. Für einen Eindruck der gestalterischen Möglichkeiten können Sie zudem die Liste der von CeDiS betreuten Zeitschriften konsultieren.

Wenn Sie das OJS-Hosting-Angebot von CeDiS nutzen möchten, stellen wir Ihnen auf Anfrage einen eigenen Testbereich zur Verfügung.

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Wenn Sie unser Hosting-Angebot nutzen, bieten wir Ihnen zwei Typen von Schulungen an: In einer ersten Grundlagen-Schulung führen wir Sie und Ihr Redaktionsteam in die Nutzung von OJS und dessen Funktionen und Arbeitsprozesse ein. Sie erhalten Zugang zu einer Test-Instanz von OJS, um die Software auszuprobieren und die Abläufe zu testen. Im Anschluss bieten wir Ihnen einen zweiten Workshop nach dem ersten Erscheinen des Journals an. Hier können wir in der Zwischenzeit aufgekommene Fragen beantworten und Ihre Arbeitsabläufe in OJS für die Bedürfnisse Ihres Journals optimieren.

Unabhängig von den Schlungen stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit für Support und Beratung zur Verfügung.

PKP bietet darüber hinaus ein umfangreiches englischsprachiges Schulungsprogramm für OJS im Rahmen der PKP-School. Hier finden Sie Video-Tutorials zur Nutzung von OJS aus Sicht verschiedener Rollen und Hinweise für die Arbeit mit wissenschaftlichen Zeitschriften im Allgemeinen.

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Der sog. Domain Name legt fest, unter welcher eindeutigen Adresse (URL) eine OJS-Installation und damit ein E-Journal im Web erreicht werden kann. Sie können einen individuellen Domainnamen wählen, solange dieser noch verfügbar ist. Gerne unterstützen wir die Publikationsprojekte der Freien Universität bei der Registrierung Ihrer eigenen Domain über die ZEDAT. Publikationsprojekte, die nicht im herausgeberischen Kontext der Freien Universität entstehen, können einen solchen Domain Name bei einem kommerziellen Provider oder vorzugsweise über die eigene Organisation regestrieren lassen.

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OJS unterstützt Digital Object Identifiers (DOI) und Uniform Resource Names (URN) für Ausgaben, Artikel, Fahnen und Zusatzdateien.

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OJS erstellt verschiedene Statistiken für jede Zeitschrift. Dazu zählen Berichte über Zugriffszahlen, aber auch Details zur redaktionellen Verarbeitung von Beiträgen. Die Berichte werden im CSV-Format erstellt, das mit einer Tabellenkalkulation betrachtet und weiterverarbeitet werden kann.

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OJS bietet die Möglichkeit, bei Erscheinen einer neuen Ausgabe alle registrierten Nutzer/innen über vorgefertigte E-Mails halbautomatisch zu informieren. Zudem können auch andere Informationen komfortabel per E-Mail an alle registrierten Leser/innen versendet werden. OJS kann außerdem für jede Zeitschrift einen RSS-Feed erzeugen, der interessierte Leser/innen automatisch mit Informationen über neue Ausgaben oder Artikel versorgt.

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Datensicherungen werden täglich durchgeführt. Die für OJS verwendete Hardware-Basis wird physisch in den Räumlichkeiten des Rechenzentrums der Freien Universität (ZEDAT) betrieben.

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OJS wird beständig weiterentwickelt. Da OJS eine Open-Source-Software ist, können Anpassungen prinzipiell "von jedem und jederzeit" vorgenommen werden. CeDiS ist an der Entwicklung von OJS in enger Abstimmung mit PKP beteiligt, wir freuen uns über Feedback zu Verbesserungsmöglichkeiten der Software. Da uns die Nachhaltigkeit unserer Software-Entwicklungen wichtig ist, werden unsere Anpassungen mit PKP koordiniert und direkt in die sog. Community-Version der Software integriert.

Individuelle Anpassungen der Funktionalität, die nicht mit der Community-Version veröffentlicht werden, führen mittelfristig zu erhöhtem Aufwand in der Wartung einzelner OJS-Instanzen und gefährden die Sicherheit und Integrität der Installationen. Deswegen nutzen wir für unser Hosting-Angebot die jeweils aktuelle Community-Version und führen grundsätzlich keine Einzelfall-Anpassungen auf Code-Ebene durch.

Das Erscheinungsbild von OJS-Journals kann unabhängig von der Code-Basis angepasst werden, hierbei unterstützen wir Sie gerne.

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Unabhängig von der disziplinären Zugehörigkeit einer Zeitschrift sollten Open-Access-Zeitschriften prinzipiell im Directory of Open Access Journals (DOAJ) registriert werden, damit Leser/innen, die dort nach frei zugänglichen Zeitschriften für ihr Fach suchen, informiert werden. OJS verfügt über eine Schnittstelle für den Import von Zeitschriften auf Artikelebene in das DOAJ.

Zusätzlich existieren zahlreiche nationale und internationale Portalseiten, Mailinglisten für den fachwissenschaftlichen Austausch usw. Hier ist es wichtig, dass Wissenschaftler/innen, die eine Zeitschrift herausgeben, die Dienste, die für die Verbreitung in ihrer (Sub-) Disziplin besonders wichtig sind, eruieren und dort über ihre Zeitschrift (Call for Papers, Ankündigung neuer Ausgaben, usw.) informieren.

Außerdem gibt es mittlerweile in recht großer Zahl disziplinspezifische Datenbanken, so z.B. für die Sozialwissenschaften das Social Science Open Access Repository, die über eine entsprechende Schnittstelle in OJS Artikeldaten "harvesten" (automatisch einsammeln) und für Nutzer/innen solcher zentraler Datenbanken unmittelbar verfügbar machen können.

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Ja, OJS bietet eine Funktion zur Abwicklung von Artikelgebühren (Article Processing Charges). Es steht eine Paypal-Schnittstelle zur Verfügung.

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Ja. OJS ist zwar prinzipiell für frei zugängliche Open-Access-Zeitschriften konzipiert, unterstützt aber auch subskriptionspflichtige Zeitschriften mittels einer eigenen Verwaltungskomponente und eines korrespondierenden Passwortschutzes für Zeitschrifteninhalte. Abonnements können für individuelle Nutzer/innen, Organisationen und Institutionen verwaltet werden. Subskriptionspflichtige Zeitschriften können für zurückliegende Ausgaben freien Zugang erlauben. Über die Ausgabenverwaltung können Redakteur/innen den Zugang zu einer Ausgabe oder zu einzelnen Beiträgen zwischen 0-24 Monate nach der eigentlichen Publikation und Verfügbarkeit für Abonnent/innen freigeben.

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